Ingen budgeterar för en server på samma sätt som för programvara. Programvara är enkel att se som en kostnad – en offert, ett förnyelsedatum, en summa som går att peka på. En server står däremot bara där i ett hörn av kontoret (eller i ett serverrack som IT-avdelningen helst inte tänker på), och samlar på sig kostnader som aldrig räknas ihop till en helhet.
Det är egentligen inte så konstigt. Kostnaderna för en server är utspridda på flera ställen: hårdvaran bokförs som en investering (CAPEX), IT-tiden försvinner in i lönekostnader som ingen specificerar, licenser förnyas enligt sina egna tidsplaner och den eftermiddag som någon förlorar på grund av en misslyckad backup syns ingenstans – förutom i ett kort meddelande till teamet och ett betydligt sämre humör. Men räknar du ihop allt blir summan sällan obetydlig. Här är var kostnaderna faktiskt gömmer sig.
Hårdvarukostnaden du ännu inte räknat med
En server som är byggd för att köra SOLIDWORKS PDM Professional – med tillräckligt med lagringsutrymme och RAM, en SQL Server-licens och redundans om den ska vara ordentligt dimensionerad – är inte en billig investering. Och det är inte heller en engångskostnad. Serverhårdvara har en teknisk livslängd på ungefär fem år innan prestanda, garantier och driftsäkerhet börjar tala för ett byte. Fördelat över den perioden innebär en serverinvestering på 12 000–20 000 euro redan flera tusen euro per år – innan någon ens har behövt sätta sig vid tangentbordet.
De flesta team tänker inte på det på det här sättet, eftersom kostnaden kommer som en större engångsutgift vart femte år – i form av en enda, ganska obehaglig CAPEX-begäran. Just det faktum att kostnaden kommer så sällan gör den lätt att underskatta. Det är inte en månadskostnad som syns i budgeten, utan en oväntad utgift som du får förbereda dig för.
Timmarna som ingen räknar
Fråga en IT-chef hur många timmar i månaden som går åt till att hålla PDM-servern i drift, och du får ofta en axelryckning innan du får en siffra. Uppdateringar. Övervakning av diskutrymme. Felsökning av långsamma databasfrågor. Att försöka få igång en misslyckad backup klockan sex en fredagskväll. Att hjälpa användaren vars lokala cache har blivit korrupt igen.
En försiktig uppskattning är 5–15 timmar i månaden för ett medelstort konstruktionsteam – och mer om servern börjar bli till åren eller om miljön har byggts på och lappats ihop över tid. Med en faktisk IT-kostnad på 50–80 euro i timmen innebär det 3 000–14 000 euro per år i IT-tid som skulle kunna läggas på bokstavligt talat vad som helst annat som IT-teamet hellre arbetade med – säkerhet, infrastruktur eller det faktiska ärendebehovet i backloggen.
Licenserna och verktygen runt omkring
PDM-servern står sällan helt för sig själv. Under den finns en SQL Server-licens. Ofta behövs också en separat backuplösning, eftersom de inbyggda alternativen inte riktigt räcker till. Ibland även en sårbarhetsskanner, efter att någon läst om ett intrång hos en annan tillverkare och bestämt sig för att inte vänta på att själv behöva upptäcka konsekvenserna. Inget av detta är egentligen valfritt om infrastrukturen ska skötas på ett ansvarsfullt sätt. Det är kostnaden för att driva och underhålla en IT-miljö på ett ansvarsfullt sätt – och tillsammans kan det handla om flera tusen euro per år, en kostnad som är lätt att gömma undan i en generell IT-budget.
Kostnaden som aldrig syns på någon faktura
Här finns den kostnad som är svårast att sätta en prislapp på och lättast att underskatta: vad händer när servern får en dålig dag? Ett driftstopp i PDM innebär inte bara extra arbete för IT. Det hindrar konstruktörer från att checka in och ut filer, stoppar godkännanden och kan, beroende på när det inträffar, försena en frisläppning. Fråga någon som har varit med om det och de kommer förmodligen inte att minnas den exakta kostnaden i euro. De kommer att minnas eftermiddagen.
Så vad kostar det egentligen?
Om vi gör en grov beräkning – serverhårdvara fördelad över fem år, tio timmar IT-tid i månaden à 65 euro och 2 500 euro per år för licenser och verktyg – hamnar en ganska typisk miljö på cirka 10 000–12 000 euro per år. Och då har vi inte ens räknat med kostnaden för ett riktigt driftstopp. För ett mindre team med en slimmad IT-miljö kan kostnaden vara lägre. För ett team med åldrande hårdvara och en IT-funktion som bara delvis kan ägna sig åt PDM, samtidigt som den ska hantera fem andra prioriteringar, är den ofta högre.
Det här är inte kritik mot hur företag har valt att sätta upp sina miljöer. Under lång tid var lokal PDM helt enkelt det enda alternativet, och SOLIDWORKS PDM Professional är fortfarande en beprövad och välfungerande programvara – stabil, välkänd och integrerad i hur konstruktionsorganisationer faktiskt arbetar. Det är infrastrukturen runt omkring som har åldrats – inte programvaran.
Vad förändras när någon annan tar ansvar för servern?
Det är egentligen den här frågan du bör ställa – och den handlar inte om att ersätta PDM. Kan någon annan ta hand om hårdvarubyten, uppdateringar, säkerhetskopiering och telefonsamtalet klockan sex en fredagskväll, till en fast månadskostnad som du faktiskt kan planera för?
Det är den förändring HostPLM innebär – samma SOLIDWORKS PDM Professional som ditt team redan känner till, hostad i Microsoft Azure och hanterad av PLM Group från början till slut. Allt till en förutsägbar kostnad, i stället för en blandning av investeringar, IT-timmar och verktyg som är utspridda över olika delar av budgeten. Själva migreringen tar vanligtvis bara några dagar, och eftersom programvaran inte förändras märker de flesta team knappt att bytet har skett. Det som förändras är vem som får samtalet när något behöver åtgärdas. Det är inte du längre.
Vill du se hur kalkylen faktiskt ser ut för just ert team – hårdvara, IT-tid och verktyg jämfört med en fast månadskostnad? Kontakta oss på PLM Group så går vi igenom siffrorna tillsammans – med verkliga kostnader, inte bara våra egna.
Samma PDM. Ingen server att hålla koll på.
Behåll SOLIDWORKS PDM Professional som ditt team redan kan och arbetar med. Vi hostar, säkrar, säkerhetskopierar och underhåller lösningen – så att era konstruktörer kan fokusera på konstruktion.
