Du behöver förbättra ditt informationsflöde – vi har verktygen för att strömlinjeforma din kommunikation.
Kommunikation är en av 3DEXPERIENCE-plattformens hörnstenar. På plattformen är det möjligt att strömlinjeforma kommunikationskanalerna till en enda källa. På så vis kan du bli av med oändliga e-posttrådar, dussintals Skype-chattar eller alldeles för många MS Teams-kanaler. Genom att använda gemenskaper på 3DEXPERIENCE-plattformen samlar du kommunikationen för en projektgrupp, avdelning eller externa entreprenörer istället för att ha den utspridd över flera appar, vilket ofta gör det svårare att hitta den specifika information du behöver. Genom att skapa en central kanal är det möjligt att se till att alla har tillgång till den senaste informationen samtidigt som man reducerar förvirring och misstag på grund av flera kommunikationskällor.
En gemenskap är i grunden ett forum där det är möjligt att skapa olika typer av poster. Jag har redan beskrivit i ett tidigare blogginlägg hur den typ av inlägg som kallas ”Idea” (idé) kan användas, så jag tänker inge gå igenom det igen i det här blogginlägget. Men det finns många andra typer av poster du kan skicka till en gemenskap:
- Post
- Media
- WeDo
- Question
- Survey
- Wiki Page
Post
Detta är en ”vanlig” post med en rubrik och tillhörande text, dvs. du använder den här om du bara vill skicka in en vanlig post.
Media
Om du vill dela en bild eller video kan du använda en post av typen ”media”. Den låter dig ladda upp din media och skicka in den till gemenskapen.
WeDo
Den här typen av post är 3DEXPERIENCEs motsvarighet till uppgifter. Du kan skapa en ny WeDo (en uppgift) där det är möjligt att tilldela uppgiften till någon annan i gemenskapen och ange ett datum då uppgiften skall vara klar. Det finns tre olika statusar tillgängliga, ”To Do” (Att göra), ”In Progress” (Utförs) och ”Done” (Klart), vilket gör det enkelt för din chef och kollegor att se vad varje uppgift har för status.
Question
En ”question” är precis vad man kan tro, en fråga. Det unika med den här typen av post är att du kan validera det rätta svaret på den ställda frågan, och därmed göra det enkelt för alla i gemenskapen att se både frågan och svaret utan att behöva leta sig igenom dussintals svar. När ett svar har validerats markeras det och placeras strax under frågan i den ursprungliga posten.
Survey
En intressant aspekt av en gemenskap är möjligheten att skapa undersökningar. Låt oss ta som exempel att du arbetar med att utveckla en ny produkt och har kommit fram till några olika designalternativ. Du kan då posta en undersökning i gemenskapen du har skapat för det projektet och låta medlemmarna i ditt projekt rösta på det bästa alternativet. Eller så kan du skapa en undersökning i din avdelnings gemenskap om att köpa nya möbler till kontoret eller ny luftkonditionering – det är bara din fantasi som sätter gränserna.
Wiki Page
Jag kan tänka mig att i stort sett varenda avdelning i varenda organisation har ett antal frågor som återkommer om och om igen, ibland för att kollegorna har glömt svaret och ibland eftersom de är nya på sina befattningar. Oavsett vilket så kan man övervinna detta genom att skapa en kunskapsbas med hjälp av Wiki Page-posten som finns tillgänglig i en gemenskap. Visst, det är möjligt att använda ”Question”-typen av post för en fråga, men ibland är flera frågor kopplade till varandra och det kan sluta med att du tvingas hoppa mellan flera poster för att förstå den större bilden. I vissa fall kan det vara mer fördelaktigt att istället skapa en kunskapsbas för att samla viss information, och det är just det wiki-sidor kan användas till. En wiki-sida kan bestå av ett antal huvudkapitel som i sin tur kan ha delkapitel för att bättre organisera innehållet.
Som avslutning på det här blogginlägget vill jag också berätta att det är möjligt att filtrera en gemenskap för olika typer av poster – säg till exempel att du bara vill se frågor, använd då filtren i övre högra hörnet. I bilden nedan har jag aktiverat ett filter för att bara visa ”vanliga” poster genom att klicka på ikonen för vanliga poster. Lägg märke till att de andra ikonerna är något nedtonade som en indikation på att ett filter är aktivt.
Grädden på moset är att dessa filter kan anslutas till en specifik flik i kontrollpanelen. Med andra ord: Du kan skapa en ny flik som till exempel heter ”Wiki Pages” och få ett filter aktiverat så att varje gång du väljer den fliken visas endast wiki-sidor. Gå till fliken på vilken du vill filtrera posterna i gemenskapen för att konfigurera detta och aktivera önskat filter, i detta fall väljer jag filtret för ”Wiki Pages”. Klicka sedan på den nedåtpekande pilen precis bredvid filterikonerna och välj ”Preferences” (Preferenser) i rullgardinsmenyn.
I preferenserna väljer du alternativet ”Current Preferences” (Gällande preferenser), vilket sparar det för närvarande aktiva filtret till den aktiva fliken.
Eftersom jag hade Wiki Pages-filtret aktivt kommer de sparade preferenserna vara att endast sådana poster syns i gemenskapen på den aktuella fliken.
Detta kan göras på flera flikar, vilket innebär att du kan ha en flik som kallas ”Wiki Pages” som filtreras på wiki-posterna som skickas in i gemenskapen, medan en annan flik heter ”Tasks” och filtreras på WeDo för att visa alla uppgifter, och så vidare. Genom att arbeta smart med kontrollpaneler, flikar och de olika typerna av inlägg i gemenskapen kan du strömlinjeforma kommunikationen och bli effektivare i ditt vardagliga arbete.
Jimmy Johansson
Applikationsingenjör
